С 1 сентября 2026 года в России вступают в силу новые требования к оформлению перевозочных документов. При коммерческих грузоперевозках транспортные накладные, заказы и заявки на автомобильную перевозку переводятся в электронный формат. Изменения установлены Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ.
Новые правила касаются не только транспортных компаний. Они затрагивают всю логистическую цепочку: грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов, независимо от сферы деятельности организации.
Для наших клиентов это особенно важно: лабораторное оборудование мы можем отправлять транспортной компанией, передавать при самовывозе, организовывать доставку в рамках заказа или передавать для вывоза транспортом заказчика.
Разбираемся, в каких случаях потребуется электронная транспортная накладная (ЭТрН), что необходимо подготовить покупателю и может ли новый порядок повлиять на сроки отгрузки оборудования.
С этой даты транспортная накладная при автомобильной перевозке, для которой она требуется, должна формироваться в электронном виде.
Для автомобильных перевозок в электронный формат переводятся:
— транспортная накладная;
— заказ на перевозку груза;
— заявка на перевозку груза.
Электронными становятся также предусмотренные законом документы для транспортной экспедиции, железнодорожных и воздушных грузоперевозок.
ЭТрН — это не отсканированная бумажная накладная и не PDF, отправленный по электронной почте.
Документ создается в установленном электронном формате, проходит через оператора информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), а сведения передаются в государственную систему ГИС ЭПД.
Самостоятельно подключаться непосредственно к ГИС ЭПД организации не требуется — взаимодействие осуществляется через аккредитованного оператора.
Одна из задач перехода — создать единый цифровой документооборот между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем.
Электронные документы позволяют сократить бумажный документооборот, снизить риск потери документов, ускорить их получение сторонами и сделать перевозочный процесс более прозрачным. ФНС также указывает на возможность автоматизации обработки документов и интеграции транспортного ЭДО с учетными системами.
По данным Минтранса, система уже используется бизнесом: к августу 2026 года через ГИС ЭПД было оформлено более 45 млн электронных документов.
Новые требования распространяются на участников транспортного процесса независимо от их отрасли.
То есть переход касается не только транспортных компаний, но и обычных коммерческих организаций, если они выступают участниками перевозки: например, как грузоотправитель или грузополучатель.
Для покупателя лабораторного оборудования важно прежде всего понять, как организована доставка конкретного заказа и какую роль его организация выполняет в перевозке.
.
Если для доставки оборудования привлекается сторонний перевозчик и заключается договор перевозки, такая перевозка требует транспортной накладной.
С 1 сентября 2026 года она должна оформляться в электронном виде, кроме предусмотренных законодательством исключений.
По общему правилу транспортную накладную составляет грузоотправитель, если договором перевозки не установлено иное. Но грузополучатель также становится участником электронного документооборота и должен быть технически готов выполнить предусмотренные для него действия
Само по себе включение доставки в цену оборудования не является критерием применения или неприменения ЭТрН.
Имеет значение фактическая схема перевозки: кто является грузоотправителем, кто перевозчиком, кто грузополучателем и заключается ли договор перевозки.
Поэтому для заказа с включенной доставкой мы рекомендуем ориентироваться не на строку «доставка» в счете, а на конкретную логистическую схему.
В этом случае также необходимо определить участников конкретной перевозки и обязанности по оформлению ЭТрН.
Для заказчика особенно важно заранее проверить готовность своего перевозчика к работе с электронными перевозочными документами.
Здесь возможна принципиально другая ситуация.
Минтранс разъясняет: если груз перевозится собственным транспортом и договор перевозки груза не заключается, транспортная накладная не требуется. Соответственно, нет и обязанности создавать ЭТрН только из-за самого факта перемещения товара автомобилем.
Поэтому при самовывозе необходимо различать:
С точки зрения оформления перевозки это не одно и то же.
Для поставок лабораторного оборудования возможны следующие ситуации:
Схема доставки | Кто организует перевозку | Что с ЭТрН | Что важно заказчику |
Продавец включает доставку в цену оборудования и сам привлекает транспортную компанию | Продавец | При наличии договора перевозки оформляется ЭТрН | Покупатель должен быть готов участвовать в электронном документообороте как грузополучатель |
Доставка выделена отдельной строкой, но перевозчика привлекает продавец | Продавец | При наличии договора перевозки оформляется ЭТрН | Аналогично: цена доставки отдельной строкой не определяет обязанность по ЭТрН |
Покупатель самостоятельно заказывает транспортную компанию | Покупатель | ЭТрН оформляется в рамках договора с привлеченным перевозчиком | Нужно заранее определить грузоотправителя и порядок оформления ЭТрН |
Покупатель забирает оборудование собственным автомобилем | Покупатель | Если договора перевозки нет, транспортная накладная не требуется | Обычный самовывоз собственным транспортом не создает договор перевозки |
Продавец доставляет собственный товар собственным транспортом без договора перевозки | Продавец | Транспортная накладная не требуется именно как документ договора перевозки | Условия передачи товара и рисков должны определяться договором поставки |
При доставке оборудования с использованием ЭТрН электронный документ должен пройти предусмотренный маршрут между участниками перевозки.
Со стороны продавца необходимо корректно передать сведения о грузе и выполнить действия грузоотправителя, если именно продавец выступает в этой роли.
От организации-покупателя потребуются действия как от грузополучателя.
Поэтому к 1 сентября покупателю необходимо обеспечить возможность работы с ЭПД: определить ответственных сотрудников, подключиться к оператору ИС ЭПД и подготовить необходимые электронные подписи.
ФНС рекомендует организациям получить КЭП руководителя или ИП; для сотрудников, действующих от имени организации, предусматривается работа с электронной подписью и машиночитаемой доверенностью (МЧД).
Подготовка не должна начинаться в момент, когда автомобиль с дорогостоящим лабораторным оборудованием уже приехал на склад.
Рекомендуем выполнить следующие действия заранее.
Проверьте основные варианты:
поставка транспортной компанией продавца; транспортной компанией покупателя; через экспедитора; собственным транспортом; железнодорожным или авиационным транспортом.
Определите сотрудника, который будет получать, проверять и при необходимости подписывать электронные перевозочные документы.
Это может быть специалист отдела снабжения, логистики, склада или другой уполномоченный сотрудник — в зависимости от внутренних процессов организации.
Обмен ЭТрН осуществляется через аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов.
Оператор обеспечивает передачу документов между участниками перевозки и в ГИС ЭПД.
Если документы будет подписывать не руководитель, заранее проверьте полномочия сотрудника, сертификат электронной подписи и необходимость МЧД.
До первой поставки желательно проверить:
наименование организации; ИНН; юридические и фактические адреса; адрес фактического места выгрузки; сведения о подразделении или складе; ФИО и полномочия сотрудника, принимающего груз.
Ошибка в реквизитах может потребовать корректировки электронного документа.
Сотрудник, непосредственно принимающий оборудование, должен понимать, что после 1 сентября приемка груза может включать работу с электронным перевозочным документом.
Особенно важно заранее организовать процесс для территориально удаленных складов, производственных площадок, лабораторий и филиалов.
Если ваша организация регулярно получает оборудование и другие грузы, лучше провести тестовую перевозку с ЭТрН заранее.
Минтранс прямо указывает, что дополнительного общего переходного периода после 1 сентября 2026 года Федеральный закон № 140-ФЗ не предусматривает.
Основной практический риск для покупателя — не сам электронный формат документа, а невозможность своевременно выполнить свою часть процедуры при получении груза.
Например, к моменту поставки может выясниться, что организация не подключена к необходимому сервису, ответственный сотрудник отсутствует, не оформлены полномочия или электронная подпись либо указаны некорректные данные грузополучателя.
Гипотеза: такие организационные проблемы способны увеличить фактическое время приемки груза и документооборота по конкретной поставке. Сам № 140-ФЗ не устанавливает автоматического увеличения нормативного срока доставки из-за введения ЭТрН.
Поэтому мы рекомендуем подготовить электронный документооборот до первой сентябрьской поставки.
Сам по себе переход на ЭТрН не устанавливает новых сроков доставки.
Я не могу подтвердить наличие нормы № 140-ФЗ, которая автоматически увеличивала бы срок перевозки или доставки товара с 1 сентября.
При корректно настроенном ЭДО электронный обмен, наоборот, предназначен для ускорения документооборота. ФНС указывает среди преимуществ ЭПД ускорение обмена и обработки документов.
Однако в первые недели после перехода возможны организационные задержки у отдельных участников перевозки.
Гипотеза: наиболее вероятные причины — неподготовленность грузополучателя или перевозчика, ошибки в реквизитах, отсутствие необходимых полномочий у принимающего сотрудника либо незавершенная настройка обмена между операторами.
Поэтому клиентам, которым критичен срок ввода оборудования в эксплуатацию, рекомендуем проверить готовность своей организации к ЭТрН заранее.
Здесь важно различать две ситуации.
Первая — транспортная накладная вообще не требуется. Например, Минтранс разъясняет, что при перевозке собственного груза собственным транспортом без договора перевозки транспортная накладная не оформляется.
Вторая — транспортный документ требуется, но законодательством предусмотрено исключение из обязательного электронного формата.
Минтранс относит к исключениям, в частности, отдельные перевозки специальных и военных грузов, перевозки на территориях с особыми правовыми режимами, сделки с иностранными контрагентами и перевозки для личных нужд физических лиц. Перечень конкретных исключений определяется нормативными актами Минтранса.
Для обычной поставки лабораторного оборудования российской организации через транспортную компанию рассчитывать на бумажную накладную как на стандартный вариант после 1 сентября не следует.
Ответственность зависит от того, какое именно обязательное требование нарушено: отсутствие необходимого перевозочного документа, нарушение правил перевозки, некорректное оформление документов, нарушение обязанностей конкретного участника перевозки и т. д. Поэтому указывать в статье единый «штраф за ЭТрН» без ссылки на конкретную статью КоАП РФ было бы юридически неточно.
Практическое последствие даже важнее потенциального штрафа: если организация участвует в перевозке, для которой требуется ЭТрН, но к 1 сентября 2026 года технически не готова работать с электронными перевозочными документами, возникает риск невозможности корректно оформить перевозку и обменяться обязательными документами с перевозчиком и другими участниками цепочки. ФНС указывает, что для перехода необходимо получить электронную подпись, подключиться к оператору ИС ЭПД и обеспечить работу информационной системы организации с электронными перевозочными документами.
Компания рискует нарушить обязательный порядок оформления перевозочных документов. Конкретная ответственность будет зависеть от характера нарушения и роли организации в перевозке. Кроме административных рисков, неподготовленность к ЭТрН может привести к проблемам с оформлением и передачей перевозочных документов и, как следствие, к задержкам при организации отгрузки и доставки.
Перед первой поставкой после 1 сентября проверьте:
С 1 сентября 2026 года при оформлении поставок лабораторного оборудования особое значение приобретает выбранный способ доставки.
Если оборудование отправляется через транспортную компанию, для корректного оформления перевозки могут потребоваться актуальные сведения о грузополучателе и сотрудниках, участвующих в приемке.
При самовывозе порядок будет зависеть от того, забирает ли покупатель товар собственным транспортом или привлекает стороннего перевозчика.
Если доставка включена в стоимость оборудования, это само по себе не отменяет требований к перевозочным документам: необходимо учитывать фактическую схему перевозки.
Поэтому при оформлении заказа рекомендуем заранее сообщать менеджеру способ доставки, фактический адрес выгрузки и корректные реквизиты грузополучателя.
Федеральный закон № 140-ФЗ меняет не условия приобретения лабораторного оборудования, а порядок документального оформления его перевозки.
Для большинства покупателей основная задача достаточно простой:
подключить транспортный ЭДО → назначить ответственного → проверить электронную подпись и МЧД → проверить реквизиты и адрес доставки → убедиться, что подразделение, принимающее оборудование, готово работать с ЭТрН.
Если оборудование забирается собственным транспортом без заключения договора перевозки, Минтранс указывает, что транспортная накладная не требуется. Если же доставка осуществляется привлеченным перевозчиком по договору перевозки, с 1 сентября следует исходить из необходимости электронной транспортной накладной, если конкретная перевозка не относится к установленным исключениям.
Пожалуйста, заполните форму. Ответим в течение 30 минут
Помним подвиг дедов, храним историю, гордимся великой Россией!
Желаем всем провести этот праздник в мире и взаимопонимание, в кругу семьи и близких.
С 09 по 11 мая выходные дни. Все оставленные вами заявки будут оперативно отработаны 12.05.2026.
С 01 по 03 марта уходим веселиться на природу и трудиться жаря шашлыки, чего и вам желаем!
Мы используем необходимые файлы cookie, для работы нашего сайта.
Продолжая использовать сайт, вы соглашаетесь с использованием файлов cookie на нашем сайте в соответствии с нашей политикой конфиденциальности.
